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Tra le prime cose che un formatore impara ce n’è una molto importante: una cosa è la teoria e un’altra la pratica. Nel senso che non sempre le cose vanno come si studiano sui libri. Prendiamo ad esempio la progettazione di un corso di formazione: ci sono alcuni casi in cui possiamo seguire le indicazioni del nostro manuale preferito e altri in cui dobbiamo adattarci e fare di necessità virtù.

Uno dei casi in cui è più difficile seguire pedissequamente le regole auree della progettazione è quando vieni chiamato ad erogare un corso che è già stato progettato e venduto al cliente. Vediamo insieme perché.

Cosa differenzia un corso già programmato?

Quando ti chiamano a erogare un corso già programmato, la progettazione è diversa perché sono già successe due cose molto importanti: l’analisi dei bisogni e la macro-progettazione.

L’analisi dei bisogni è quel processo in cui il consulente definisce - di solito assieme al committente - di cosa hanno bisogno le persone presenti in aula. Spesso, viene fatta assieme all’analisi della domanda, in cui viene messa in discussione anche la richiesta esplicita del cliente che non sempre è ciò di cui egli ha effettivamente bisogno.

L’analisi dei bisogni è seguita dalla macro-progettazione, cioè dalla definizione dei contenuti o degli argomenti del corso e dei principali aspetti logistici (numero dei corsisti, calendarizzazione, eccetera.). Per capirci, di solito queste informazioni sono quelle che troviamo sulla locandina di un corso.

L’analisi dei bisogni e la macro progettazione sono fondamentali per la riuscita di un corso di formazione, perché delimitano il campo entro cui il formatore si muoverà e definiscono gli obiettivi da raggiungere.

Il problema, in questo caso, è che analisi dei bisogni e macro progettazione sono state fatte da qualcuno che non sei tu e non sai se sono state fatte bene o male.

Quando avrai accumulato alcuni anni di esperienza, conoscerai abbastanza bene i responsabili degli enti di formazione che ti offriranno dei corsi e saprai di chi fidarti e chi no.

All’inizio della carriera, invece, bisogna stare attenti: certo, hai bisogno di lavorare, ma anche di dimostrare le tue capacità. Quindi devi verificare se questo lavoro che ti stanno offrendo ti mette nelle condizioni di fare del tuo meglio o no.

Quali domande devi farti prima di iniziare a lavorare ad un corso programmato da altri?

Di solito, in questi casi, ti chiama il responsabile della società di formazione che ha venduto il corso e ti chiede: sei disponibile per un corso di formazione il giorno X per il cliente Pippo? Dovrai trattare questo, questo e quest’altro argomento.

La domanda più importante che devi farti è: vuoi fare un buon lavoro o no?

Se ciò che ti interessa maggiormente è il guadagno a breve termine, puoi accontentarti delle informazioni che ti hanno dato, preparare le tue slide (magari riciclando quelle di un corso simile) e andare a fare il tuo spettacolino.

Se invece vuoi fare un lavoro che risolve effettivamente i problemi delle persone che avrai in aula (e dell’azienda per la quale lavorano), allora dovrai andare molto più in profondità, prima di fare la micro-progettazione del tuo corso.

Vediamo insieme di quali informazioni hai bisogno:

1. Com’è stata fatta l’analisi dei bisogni?

Quando un’azienda vuole cambiare, deve fare in modo che i propri membri mettano in atto comportamenti diversi. La formazione serve per facilitare l’apprendimento delle conoscenze, delle abilità e delle competenze di cui le persone hanno bisogno per mettere in atto i nuovi comportamenti attesi. Questo è il motivo per cui viene fatta l’analisi dei bisogni (e della domanda).

Come formatori, dobbiamo quindi chiedere a chi ha fatto l’analisi dei bisogni come l’azienda vuole cambiare. Se le risposte sono poco chiare, possiamo anche chiedere l’autorizzazione per contattare direttamente il cliente, senza ovviamente stravolgere il lavoro fatto dai colleghi, ma solo per avere le idee più chiare su cosa si aspetta e cosa gli serve.

Il rischio, diciamocelo, è che commerciali troppo aggressivi abbiamo venduto un corso al cliente senza assicurarsi che sia effettivamente ciò di cui l’azienda ha bisogno.

2. Chi sono i destinatari?

La seconda domanda fondamentale è: chi sono i destinatari? Perché la formazione non è un processo unidirezionale. Per quello ci sono i libri, i video corsi o gli spettacoli nei cinema da 1500 persone. Ma in aula c’è il formatore, tu, e ci sono i corsisti e sono quelle persone lì i destinatari del tuo lavoro, quelli che dovranno ascoltare la tua lezione, partecipare alle esercitazioni e farti domande alle quali dovrai rispondere..

Per progettare il corso e scegliere le attività formative più adatte, è fondamentale avere alcune informazioni sui corsisti: l’età, la scolarizzazione, l’abitudine a frequentare corsi di formazione, eventuali rapporti gerarchici, i ruoli lavorativi, i rapporti tra di loro, con i rispettivi capi e in generale con l’azienda.

Io cerco sempre di farmi raccontare quante più cose possibili sui corsisti. Quando progetto un corso di formazione ho bisogno di immaginarli, perché lo sto facendo per loro. Più informazioni ho, meglio posso progettare.

3. La macro-progettazione va bene?

Come abbiamo detto, di solito una progettazione di massima contiene anche un elenco di argomenti da trattare. Rispetto alle informazioni che hai raccolto fino ad ora, come valuti questo elenco di argomenti? E, nel caso in cui non fosse adatto, puoi fare alcune modifiche, concordandole con il cliente?

Spesso, soprattutto quando chi programma un corso non è la stessa persona che andrà in aula, in fase di macro progettazione si tende ad abbondare con gli argomenti, le teorie, i modelli, le tecniche... magari per fare bella figura con il cliente o facilitare la vendita.

Purtroppo, trattare brevemente molti argomenti è meno efficace di trattarne pochi in maniera approfondita, a patto che quei pochi siano stati scelti con criterio.

4. La logistica è adeguata?

La formazione è come un grande e bellissimo quadro: lo desideriamo tanto, ma non sappiamo dove metterlo.

Per molte aziende è difficile conciliare la formazione con i ritmi e i turni della produzione. Come formatore, nella maggior parte dei casi, cercherai di andare il più possibile incontro alle esigenze del cliente.

Nello stesso tempo, però, dovrai assicurarti che ci siano alcune condizioni fondamentali affinché la formazione sia efficace.

La micro-progettazione della formazione non può prescindere dalla conoscenza di alcuni aspetti logistici: ad esempio, quante persone ci saranno in aula? Quanto saranno grandi le aule? Quante ore sono previste e con quale calendarizzazione?

Queste informazioni ti servono per decidere come impostare il corso e quali attività fare in aula: avrai abbastanza spazio e tempo per le esercitazioni e i giochi d’aula? Potrai coinvolgere i corsisti in discussioni o stimolare le loro domande? Quanto dovranno durare i vari pezzi di lezione frontale? E così via.

5. Accetti l’incarico o rifiuti e vai avanti?

I non addetti ai lavori hanno nei confronti della formazione atteggiamenti contrastanti: c’è chi crede che la formazione sia inutile, perché le persone non possono cambiare (gli altri, ovviamente), e chi ha aspettative magiche, quasi che il formatore sia una sorta di mago che con la sola imposizione delle mani possa cambiare le persone e le organizzazioni.

La verità sta ovviamente nel mezzo: la formazione è un potente strumento di cambiamento personale e organizzativo, ma per funzionare deve essere progettata e realizzata nel modo giusto.

In conclusione

Tutte queste domande e queste informazioni ti servono per rispondere alla prima e fondamentale questione: vuoi o no fare un buon lavoro?

Senza fare capricci da diva, ma agendo con onestà intellettuale e trasparenza professionale, devi far presente al tuo cliente che per fare un buon lavoro e risolvere i suoi problemi devi essere messo nelle condizioni di poterlo fare.

Se queste condizioni sono presenti o si possono raggiungere, allora potrai metterti sotto con la micro progettazione e le slide, altrimenti sarà meglio rifiutare l’incarico.

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