Ti hanno chiesto di fare il relatore a un evento. Accetti o declini?

Quando si è esperti di un settore specifico succede che ti chiamino per fare il relatore del tuo argomento.

Vediamo quali sono le domande da porsi prima di dire “Ok, ci sono” e prima di iniziare a preparare l’intervento

Reperisci tutte le informazioni sull’evento.

La prima cosa che devi fare è reperire il maggior numero di informazioni sull’evento.

Gli eventi non sono tutti uguali: un TED non è un convegno dell’associazione degli amministratori di condominio e non è nemmeno il web marketing festival, ecc.

Cominciamo a porci delle domande per inquadrare l’evento:

• Lo sta organizzando un’azienda o un ente benefico?
• Si tratta di un privato o di un’amministrazione pubblica?
• Parliamo di qualcuno che si occupa di eventi o che non l’ha mai fatto?

Se a organizzare fosse un’azienda, probabilmente le motivazioni potrebbero essere promozionali o economiche e il pubblico arriverebbe con un atteggiamento differente da un evento di beneficenza. L’azienda vuole guadagnare attraverso l’evento e cercherà in tutti i modi di soddisfare le aspettative dei suoi clienti.

Se a organizzare fosse un ente pubblico, una fondazione o un’associazione di categoria, le motivazioni potrebbero essere quella di aumentare la visibilità del proprio operato, di valorizzare i propri soci, di aggiornare e/o raccogliere fondi per le attività future.

Talvolta capita anche che un evento possa essere più o meno connotato politicamente, ecc. sia in senso generale che di politica professionale all’interno di un Ordine o una associazione di categoria.

Facciamo un esempio che mi ha fatto ragionare sull’importanza del conoscere: chi sta organizzando e per quale ragione lo stia facendo.

Immaginiamo che tu sia stato invitato a un congresso politico di un partito che non stimi, andrai comunque a presentare il tuo argomento?

Il tuo intervento sarà tecnico ed è impermeabile al contesto? Oppure è un argomento d’opinione. In questo caso preferisci parlare con chi la pensa nel tuo stesso modo o con chi la pensa diversamente da te? E la tua partecipazione che effetto avrà sulla tua immagine?

Quali sono i valori di questo evento?

• I valori dell’evento sono facilmente individuabili?
• Quanto condividi i valori che stanno mostrando?

Chi organizza un evento deve aver chiaro ed esplicitare quali siano le motivazioni (il perché) dell’evento. Tra queste motivazioni, spesso compaiono anche i valori di chi sta organizzando.

Individuare ciò che motiva l’esistenza di questo evento e le filosofie che si vogliono rappresentare, testimoniare e/o promuovere, ti permette di valutare quanto siano vicine ai tuoi valori.

Che tipologia di evento sarà?

Esistono forme differenti di eventi e ciascuna di esse ha caratteristiche, struttura e regole specifiche. Identificare la tipologia di evento ti servirà per capire quale impronta sia stata decisa e come preparare i tuoi materiali.

Immagina che ti abbiano chiesto di preparare un workshop, ti impegni a progettarlo e a fare in modo che sia memorabile. Quando vai dagli organizzatori a spiegare come verrà tenuto ti contestano la modalità pratica e interattiva che hai scelto, perché il loro pubblico “non vuole sporcarsi le mani”. Come reagiresti?

Cosa avresti potuto fare in precedenza per evitare questa situazione?

Prima di cominciare a progettare il tuo intervento, verifica, con domande e informazioni indirette, che chi sta organizzando abbia chiara la modalità che ha scelto.

Un convegno è diverso da un workshop, un corso in aula è diverso da una platea ampia.

Come verrà pubblicizzato?

• Invieranno inviti personalizzati per posta?
• Verranno utilizzate mailing list e liste di contatti?
• Cercheranno il pubblico mediante sponsorizzate sui social o sui motori di ricerca?

Questa è una fase cruciale per capire quale modalità è stata scelta dagli organizzatori per far conoscere l’evento. Non esistono eventi senza la pubblicità adeguata.

Sapere come verrà pubblicizzato ti consentirà di sapere quale sarà la visibilità dell’evento e di conseguenza quante persone potranno vedere il tuo nome su una locandina, su una sponsorizzata di Facebook o in uno spot televisivo.

Ci sono già state altre edizioni?

• È la 1ª edizione? Come sono organizzati?
• Ci sono già state edizioni precedenti? Come sono andate?

Se ci sono state edizioni precedenti, informati su come siano andate, le reazioni del pubblico, le difficoltà incontrate dagli speaker. Dovrai avere la situazione chiara su tutti i punti di forza e debolezza di quell’evento.

Se invece si tratta di una prima edizione, devi sapere che anche per te si tratta di una piccola scommessa: andrà bene o no? Prima di accettare, puoi valutare se l’organizzazione ti sembra affidabile e in grado di lanciare l’evento.

Dove si terrà e quale sarà l’allestimento?

• Quale location è stata scelta?
• Ci saranno dei tavoli?
• La tua postazione dove si troverà?
• Sarai in piedi su un palco oppure all’altezza dell’auditorio?

Dove si terrà? In un hotel sulla costa o in centro? Nella sala di un museo o in un ex sito industriale? Il luogo in cui si tiene un evento dice molte cose dell’evento stesso e quindi ci aiuta a capire cosa si aspetta l’organizzazione e cosa si aspetterà il pubblico.

Chiedi come verrà allestita la sala e per quale motivo. Se ti troverai di fronte a una disposizione che non hai mai affrontato informati bene su come ti dovrai muovere. Non prendere mai con leggerezza una situazione nuova, studia la disposizione sia dal tuo punto di vista che da quello di chi dovrà assistere. Molti imprevisti comunicativi nascono da errori di valutazione degli spazi. Un altro punto importante è la possibilità di personalizzare il setting per delle tue esigenze particolari. Cerca di capire se la predisposizione della sala/aula è fissa o se puoi in qualche modo chiedere delle modifiche.

Quanto durerà il tuo intervento?

• È un evento che durerà una giornata sola o più giorni?
• Se sono più giorni, sono consecutivi o periodici (settimanali, mensili,...)?
• Da che ora a che ora si svolgerà?

Questo approfondimento è d’obbligo, sia per una questione logistica (spostamenti, hotel, pranzi e cene, …), che per la progettazione. Infatti, se dovrai creare un intervento che dovrà tenersi su più giorni, dovrà essere ben strutturato e con un filo conduttore ineccepibile.

Se il tuo intervento è breve dovrai essere molto incisivo. Se è lungo dovrai tenere conto dei limiti dell’attenzione. Se è previsto nel post pranzo dovrai fare in modo che l’auditorio rimanga sveglio e attivo.

La tua presenza dovrà essere garantita per tutta la durata dell’evento? Se sì, qual è la tua disponibilità? Puoi rimanere o vuoi fare una “toccata e fuga”?

Chi sono gli altri speaker che hanno chiamato?

• Di quali argomenti si occupano gli altri relatori?
• Hai già lavorato insieme a loro o è la prima volta?
• Qual è il loro grado di autorevolezza e professionalità?

Analizza le professionalità degli altri relatori, inquadra l’insieme di argomenti-professionalità-competenze e decidi se la tua presenza è adeguata.

Nel caso fossero colleghi coi quali hai un buon rapporto o hai già lavorato, contattali per confrontarti sull’evento e sulla partecipazione.

Quante persone ci saranno?

Avere davanti 30 o 300 persone cambia radicalmente le dinamiche comunicative, per questo motivo uno delle domande da non dimenticare riguarda proprio il numero dei partecipanti.

Le indicazioni di massima sono: inferiore alle 50 persone potrai interagire direttamente con i partecipanti, oltre le 50 persone occorrerà studiare nello specifico le modalità di interazione.

Cosa cambia nella comunicazione su piccoli gruppi o su una platea ampia? Scoprilo in questo articolo.

Chi saranno i destinatari dell’evento?

Avere di fronte una platea di esperti o di neofiti, va a modificare struttura, argomenti e linguaggio di ciò che dovrai presentare. Sapere da subito questi parametri ti aiuteranno a calibrare bene il tuo discorso.

Quali sono le aspettative del pubblico?

• Perché verranno a questo evento?
• Si aspettano una giornata di networking o vogliono imparare qualcosa?
• Vogliono poter dialogare insieme ai relatori oppure preferiscono conoscere nuovi clienti e/o collaboratori?

Le domande che ruotano intorno ai partecipanti devono chiarirti cosa preparare e specialmente il come presentarlo. 

Un pubblico che si aspetta di imparare nuovi concetti, dovrà ricevere da te nozioni che possa mettere in pratica. 

Un pubblico che vuole avere nuove visioni sul futuro, dovrà ricevere da te un racconto su quello che per te sarà il futuro.

I partecipanti pagheranno un biglietto?

• L’evento è a pagamento oppure no?
• Quanto la cifra condiziona le aspettative dei partecipanti?

Qual è la differenza tra un evento in cui si investono delle cifre e quelli gratuiti?

L’atteggiamento di chi partecipa a un evento avendo pagato un biglietto è totalmente differente da chi partecipa al medesimo evento come ospite. Queste due figure convivono in un ambiente nel quale alcune attività saranno per loro viste in maniera differente.

Il prezzo del biglietto è un altro fattore molto importante. Occorrerà tenere in considerazione la cifra in relazione alle possibilità economiche dei partecipanti: questo dato ti permetterà di avere un ulteriore dato sulle aspettative di chi ti troverai davanti. (qui potrei aggiungere un esempio)

Perché hanno chiamato te e non qualcun’altro?

• Ti hanno chiamato perché volevano un argomento da te o ti hanno chiamato perché volevano te con qualsiasi argomento?
• Il tuo argomento è già stato deciso o è contrattabile?

Tanti organizzatori chiamano prima gli speaker, poi cercano di capire quale argomento dovranno fare. Sarebbe come se chiamassimo un bravissimo cuoco e gli chiedessimo di fare una ricetta di un piatto tipico che non ha mai fatto prima. Certamente la realizzazione sarà ottima, ma sarà difficile che riesca a completarlo con un tocco personale che richiede esperienza nella realizzazione di quel piatto e conoscenza di tutti i prodotti e delle usanze locali. Un cuoco professionista, non farebbe mai l’errore di improvvisarsi.

Questa modalità di scelta degli speaker, per quanto possa sembrare intelligente, perché porta dei grandi nomi su un palco, potrebbe rivelarsi catastrofica. Ora ti spiego perché.

I grandi nomi danno rilevanza e autorevolezza all’evento prima che si svolga, ma se gli speaker sono stati coinvolti per la loro presenza e non per un contenuto specifico, molto probabilmente a farne le spese sarà la logica e il filo conduttore della manifestazione.

Se invece, vengono prima scelti gli argomenti e si cerca lo speaker migliore per parlare di quell’argomento, allora la prospettiva è molto più attraente.

Come sarà il tuo intervento?

Ormai ti è tutto chiaro: l’evento, l’organizzazione, il pubblico, gli altri speaker.

Collega queste informazioni con la tua attuale strategia professionale: hai appena pubblicato o stai pubblicando un libro? Stai cercando nuovi clienti? Stai lanciando un nuovo prodotto o valorizzandone uno esistente? 

Quindi in che modo vuoi utilizzare la partecipazione a questo evento (ispiratore, motivatore, informatore, formatore…) ?

Metti insieme queste informazioni e dai forma al tuo intervento:

• Individua la reazione che vuoi suscitare nel pubblico.
• Definisci gli obiettivi formativi: cosa devono apprendere?
• Progetta le attività formative: come devono apprendere?
• Prepara la tua comunicazione: costruisci la lezione, il discorso, le varie forme che vorrai utilizzare (storytelling, metafore,…) e le eventuali slide di supporto.
• Integra il tuo intervento nella tua strategia professionale: prepara degli articoli per introdurre l’argomento sul tuo blog, pensa a landing page, sconti o link specifici per il pubblico, eccetera.

Gli speaker verranno pagati?

Abbiamo deciso di tenere questa domanda per ultima per una ragione precisa.

Sapere da subito se verrai pagato oppure no, potrebbe condizionare fortemente la visione sulle informazioni raccolte. Non puoi prendere decisioni sulla partecipazione a un evento unicamente in base al pagamento e deve essere l’ultimo punto da conoscere prima di fare una valutazione complessiva dell’evento.

I pagamenti per un evento possono essere di forme differenti:

• Rimborso spese.
• Riconoscimento economico per l’intervento + rimborso spese.
• Cifra forfettaria per la presenza.

Quali saranno vantaggi e svantaggi se parteciperai o se non ci sarai?

Arrivato a questo punto, potrai analizzare tutte le informazioni raccolte e chiarire quali siano i vantaggi e gli svantaggi della tua presenza a questo evento.

Come avrai capito, candidarsi a un evento è tutt’altro che un’operazione da fare con leggerezza. Occorre tenere in considerazione tanti elementi che devono essere coerenti con gli obiettivi che ti sei prefissato.

Abbiamo riassunto tutti punti da approfondire in una scheda che potrai scaricare e utilizzare ogni volta che ti chiederanno di partecipare a un evento come relatore. Potrai così raccogliere informazioni e valutare le offerte con maggiore accuratezza.

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